Ein Wiki privater Natur

Nextcloud – Kurzanleitung für neue Benutzer

1. Erste Anmeldung

Rufe im Browser die Cloud-Adresse auf, z.B.:
Zur Cloud

Melde dich mit deinem Benutzernamen und dem Startpasswort an.

Beim ersten Login musst du dein Passwort ändern.

Passwort ändern: Nach dem ersten Login bitte im Profil das Passwort ändern.
Der Erfolgs-Hinweis erscheint nur kurz oben rechts („Passwort geändert“).
Falls das Passwort zu schwach ist, erscheint eine rote Meldung direkt unter den Passwort Feldern.

Wähle ein eigenes, sicheres Passwort und merke es dir gut.

2. Sprache einstellen (falls nötig)

Falls die Oberfläche nicht auf Deutsch ist:

Oben rechts auf dein Profilbild klicken

Einstellungen öffnen

Sprache auf Deutsch stellen

3. Überblick über die Oberfläche

Nach dem Login landest du im Bereich Dateien.

Links findest du die Navigation, z.B.:

Dateien

Talk

ggf. weitere Bereiche

Oben rechts findest du dein Profil und die Einstellungen.

Die meisten Nutzer arbeiten hauptsächlich im Bereich Dateien.

4. Persönlicher Bereich und Team-Ordner

Du hast:

einen persönlichen Bereich

ggf. einen oder mehrere Team-Ordner

Persönlicher Bereich

Hier gehören deine eigenen Dateien hinein.
Andere sehen diesen Bereich nicht.

Team-Ordner

Team-Ordner sind gemeinsame Arbeitsbereiche.
Alle Mitglieder eines Teams können dort arbeiten.

Welche Ordner du siehst, hängt davon ab, welchen Teams du zugeordnet bist.

5. Dateien hochladen

Dateien kannst du:

per Drag & Drop ins Browserfenster ziehen

oder über das „+“ oben links hochladen

Ordner kannst du ebenfalls anlegen.

6. Dateien verschieben

Dateien lassen sich einfach per Drag & Drop verschieben, z.B.:

vom persönlichen Bereich in einen Team-Ordner

zwischen Ordnern

Wenn eine Datei nicht verschoben werden kann, kann das verschiedene Ursachen haben.

Typische Meldung

Verschieben fehlgeschlagen

Mögliche Gründe:

7. Speicherplatz

Jeder Benutzer hat einen begrenzten Speicherplatz.

Standardmäßig: 10 GB

Wenn dein Speicher voll ist, können keine neuen Dateien mehr gespeichert werden.

In diesem Fall bitte Rückmeldung geben.

8. Wichtige Hinweise zur Nutzung

Office-Dokumente (z.B. .docx, .xlsx, .ods) öffnen sich direkt im Browser und können dort bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Bitte beachte:
Keine unnötigen ZIP-Dateien erstellen, wenn die Originaldateien bereits vorhanden sind.

Keine mehrfachen Kopien derselben Dateien speichern.

Große Videos oder Bilder nur hochladen, wenn sie wirklich benötigt werden.

Ordner möglichst sinnvoll benennen (keine „Neuer Ordner (3)“ usw.).

Eine saubere Struktur hilft allen.

  1. Talk (Chat & Videokonferenzen)

Der Bereich Talk ermöglicht:

Chat-Nachrichten

Audio- und Videoanrufe

Besprechungen

Für kleine Teams funktioniert das direkt im Browser.

Für größere Besprechungen kann es technische Einschränkungen geben.

10. Office (Online-Dokumente)

Mit der Office-Funktion kannst du:

Textdokumente erstellen

Tabellen bearbeiten

Präsentationen öffnen

Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden.Warum gibt es zwei Office-Editoren?

In der Cloud stehen zwei verschiedene Office-Editoren zur Verfügung:

Nextcloud Office (für OpenDocument-Dateien wie .odt, .ods)

OnlyOffice (für Microsoft-Dateien wie .docx, .xlsx, .pptx)

Der Grund dafür ist einfach:

Unterschiedliche Dateiformate funktionieren in unterschiedlichen Editoren besser.

OpenDocument-Dateien laufen besonders stabil und schnell in Nextcloud Office.

Microsoft-Dateien werden in OnlyOffice meist originalgetreuer dargestellt.

Für dich als Nutzer ist das transparent:
Die Cloud wählt automatisch den passenden Editor.
Warum gibt es zwei Office-Editoren?
In der Cloud stehen zwei verschiedene Office-Editoren zur Verfügung:

Nextcloud Office (für OpenDocument-Dateien wie .odt, .ods)

OnlyOffice (für Microsoft-Dateien wie .docx, .xlsx, .pptx)

Der Grund dafür ist einfach:

Unterschiedliche Dateiformate funktionieren in unterschiedlichen Editoren besser.

OpenDocument-Dateien laufen besonders stabil und schnell in Nextcloud Office.

Microsoft-Dateien werden in OnlyOffice meist originalgetreuer dargestellt.

Für dich als Nutzer ist das transparent:
Die Cloud wählt automatisch den passenden Editor.

Wie schließe ich ein Dokument?

Es gibt keinen klassischen „Schließen“-Button wie in einem Desktop-Programm.

Oben rechts auf X klicken
oder
Browser-Tab schließen.

Dokumente werden automatisch gespeichert.

Einfach den Browser-Tab schließen.

Es ist kein manuelles Speichern notwendig.

11. Mobile App

Es gibt eine Nextcloud-App für:

Android

iPhone

Für den Einstieg empfehlen wir jedoch die Nutzung über den Browser.

Die Weboberfläche ist die wichtigste und vollständigste Ansicht.

Hinweis zur mobilen Nutzung
Die Nextcloud-App auf Android kann Office-Dateien je nach Editor nur eingeschränkt bearbeiten (teilweise nur „Read-Only“ in der Community-Version).

Für eine vollständige Bearbeitung von Dokumenten empfehlen wir zunächst die Nutzung über den Browser (z. B. Firefox).

Dort stehen alle Funktionen ohne Einschränkung zur Verfügung.

12. Häufige Probleme

Passwort funktioniert nicht

Groß-/Kleinschreibun beachten

Falls das Startpasswort nicht mehr funktioniert, wurde es eventuell bereits geändert.

Datei lässt sich nicht verschieben

Verschieben fehlgeschlagen

Meist ist der Speicher voll oder du hast keine Berechtigung.

Login nicht möglich

Benutzername prüfen

Passwort prüfen

ggf. Rückmeldung geben

13. Allgemeine Hinweise

Die Cloud speichert Daten zentral.

Bitte keine privaten Backupsysteme parallel anlegen.

Wenn du unsicher bist: lieber kurz nachfragen.

Glossar – Begriffe rund um Nextcloud

Hier findest du einfache Erklärungen zu Begriffen, die bei der Nutzung von Nextcloud begegnen können.

App
Ein Programm auf dem Smartphone oder Tablet. Die Nextcloud-App ist z. B. im App Store (iPhone) oder Play Store (Android) erhältlich.

Browser
Das Programm, mit dem du Webseiten öffnest – z. B. Firefox, Chrome oder Edge. Nextcloud kann direkt im Browser genutzt werden, ohne Installation.

Cloud
Dateien, die nicht auf deinem Gerät gespeichert sind, sondern auf einem Server – und über das Internet erreichbar sind. Unsere Cloud läuft auf unserem eigenen Server.

Download
Eine Datei vom Server auf dein Gerät herunterladen.

Login / Anmelden
Das Einloggen mit Benutzername und Passwort. Ohne Login kann niemand auf die Dateien zugreifen.

Passwort
Ein geheimes Kennwort zum Schutz deines Accounts. Bitte sicher aufbewahren und niemandem weitergeben.

Server
Ein Computer, der dauerhaft läuft und Daten für viele Nutzer bereitstellt. Unsere Nextcloud-Dateien liegen auf unserem eigenen Server.

Synchronisieren
Der automatische Abgleich zwischen deinem Gerät und dem Server. Änderungen an einer Datei werden automatisch überall aktualisiert.

Team-Ordner
Ein gemeinsamer Ordner in Nextcloud, auf den mehrere Personen zugreifen können. Ideal für die Zusammenarbeit im Team.

Upload
Eine Datei von deinem Gerät auf den Server hochladen.

URL
Die Adresse einer Webseite im Browser, z. B. https://rootgemeinschaft.de/nextcloud/. URL steht für Uniform Resource Locator – einfach gesagt: die „Hausnummer" im Internet.

HTTPS
Das „S" steht für Secure – die Verbindung zwischen deinem Browser und dem Server ist verschlüsselt. Erkennbar am 🔒-Symbol in der Adressleiste.

Benutzer / Account
Dein persönlicher Zugang zur Cloud mit eigenem Login und eigenem Speicherbereich.

Rechte / Berechtigungen
Wer darf welche Ordner sehen, bearbeiten oder löschen? Der Admin legt das fest. Deshalb sieht nicht jeder die gleichen Ordner.

Admin
Die Person, die Nextcloud verwaltet – Benutzer anlegt, Speicher vergibt und bei Problemen hilft. Bei uns: Bernd 😊

⚠️ Hinweis: Was nicht in die Cloud gehört.
Passwörter oder vertrauliche Zugangsdaten bitte niemals als Textdatei in der Cloud speichern.
Auch wenn unsere Nextcloud sicher betrieben wird – eine Textdatei mit Passwörtern ist im Falle eines Problems sofort lesbar.
Für Passwörter gibt es bessere Orte: ein Notizbuch im Schreibtisch, oder eine verschlüsselte Passwort-App wie KeePassXC (auf Anfrage beim Admin)